Değişim Yönetimi ile Olası Şirket İçi Krizlerin Yönetimi

Doğa HSE Group, İç Denetim & Kontrat Müdürü , Feyza Şimşek

Değişim, riskleri en aza indirgemek, kar marjını artırmak, maliyetleri azaltmak, gelirleri iyileştirmek, sorunları çözmek, fırsatları değerlendirmek, kurum içindeki bilgi akışını kolaylaştırmak gibi, çok yönlü bir iyileştirme çalışmasıdır.

Değişim gerekli mi?

Şirketlerde kaçınılmaz olan yeniden yapılanma, yeni yönetim sistemleri gibi şirketlerin yapısal değişimleri ile globalleşme, rekabet, teknolojik gelişmeler ve dünyadaki değişimler olduğu sürece değişim de kaçınılmazdır.

Zorunlu ya da gerekli değişimler karşısında, şirket kültürü ya da çalışan davranışları nedeniyle çoğu zaman şirket veya grup içinde değişime karşı genelde direnç oluştuğu gözlemlenmektedir. Çalışanların değişime değil, değiştirilmeye direnç gösterdikleri araştırmalarla da kanıtlanmıştır. Bu oluşan direnci kırmak, yeni oluşum ya da sistemin başarıyla uygulanması için çalışanların katılımını sağlamakla, desteğini alarak, şirket içi verimin arttırılmasını sağlamak, değişimi kriz oluşturmadan yönetmenin en önemli adımlarındandır.

Çalışanların değişime direnç göstermesi, insanın doğal ve psikolojik bir tepkisi olsa da, çalışanlar değişim anlarında ve süreçlerinde doğru desteklendiğinde başarılı bir şekilde adapte olabilirler.

Değişimin yönetimi, organizasyon başarısını ve sonuçlarını doğru yönlendirmek adına; kişilerin değişimi başarılı bir şekilde benimsemeleri için hazırlanmaları ve desteklenmelerine rehber olan sistematik bir yaklaşım olarak kabul edilmektedir.

Bireysel değişim yönetimi, insanların değişimi nasıl yaşadığı ve başarılı bir şekilde değişime adapte olmaları için nelere ihtiyaç olduğunu bilmeyi gerektirir. Kişilere kimin rehberlik etmesi gerekmektedir? Değişime adaptasyon için motivasyonu kim ve nasıl sağlayacaktır?  Değişim günlük hayatlarında neleri değiştirecektir? Bu değişim için yeni bir beceri kazanması gerekmekte midir? Bu beceriler için eğitim nasıl verilmedir? Bu gibi temel soruların cevapları doğru şekilde verilip sistematik bir şekilde uygulanırsa değişim yönetimi doğru şekilde yapılmış olur. Burada başarı kriteri, bireylerin günlük işlerinde yaratılan değişiklik/aksaklığın yanı sıra kurumun kültürü, değer sistemi ve geçmiş değişimlerle olan deneyimleri gibi özelliklerine de bağlıdır.

Adım Adım Değişim Yönetimini Tanımlamak Gerekirse;

Birinci Adım: Değişime Hazırlık

Değişimin Kapsamının ve Organizasyonun Değerlendirilmesi

  • Bu değişim ne kadar büyük?
  • Değişimden kaç insan etkilenecek?
  • Etki herkes için aynı mı yoksa farklı şekillerde mi deneyimlenecek?
  • Aşamalı mı yoksa radikal bir değişim mi?
  • Değişim için bir zaman çerçevesi var mı?
  • Değişime ne kadar ve ne tip bir direnç gösterilmesi bekleniyor?

Değişim Yönetimi Ekibinin Belirlenmesi

  • Değişim Yöneticisi’nin belirlenmesi
  • Proje yönetimi ekibine destek olan bir değişim yönetimi ekibinin belirlenmesi
  • Değişim yönetimi kaynakları ve sorumluluklarının ekip üyelerinin kişilikleri ve iş tanımları göz önüne alarak dağıtılması

Değişime öncülük etmekte aktif olarak yer alması gereken ve değişimden etkilenen grupların liderleri ve yöneticileri, değişimden etkilenen ilgili ekipleri ile iletişim kurarak destek olmaktan sorumludurlar.

Şirketin CEO’su ya da Yönetim Kurulu değişimi destekleyebilir, ancak süreç boyunca üst düzey yöneticilerin aktif ve görünür katılımını, diğer yöneticilerle arasında bir destek grubu kurmayı ve doğrudan çalışanlarla iletişim kurmayı içerir.

İkinci Adım: Değişim Sürecini Yönetmek

Değişim Yönetimi Planlarının Hazırlanması ve Uygulamaya Konulması

Bu aşamada;

  • Kimlerin hangi anahtar kelimelerle etkilenen kişilere gidecek mesajları göndereceğini içeren bir iletişim planı,
  • Ekiplerle iletişim kurarak destek sağlayan ve liderlik eden üst yöneticilerin ve rehberlerin planı,
  • Çalışanların değişime karşı direncini yönetmek için, değişim ekibinin desteğiyle, yöneticiler tarafından “direnç yönetimi” planı yapılmalıdır.

Daha sonra, değişimden etkilenecek kişilere değişimin gerçekleşmesinin amacı ve beklenen çıktıları anlatılarak değişim için farkındalık ve istek kazandırılmalıdır. Bunlar kazandırıldıktan sonra, proje yöneticileri ve değişim ekibi tarafından, değişimin uygulanması adına, bireylerin ihtiyaç duyduğu becerileri ve bilgileri edinmesi için gerekli olan eğitimlerin verilmesi sağlanmalıdır.

Üçüncü Adım: Değişimi Pekiştirmek

Kritik olan fakat en çok göz ardı edilen bu adımda, değişimin sürekliliğini sağlamak için, değişim ekipleri, değişimin ne kadar iyi olduğunu ölçen göstergeler geliştirir, çalışanların işlerini gerçekten yeni düzende yapıp yapmadıklarını ve eski alışkanlıklarına dönüp dönmediklerini kontrol eder, sistemdeki boşlukları tespit edip düzeltir. Çalışanlardan alınan geri bildirimler, değişim yönetimi sürecinin kilit unsurlarından biridir. Değişim yöneticileri, değişikliklerin tam anlamıyla benimsenmesini sağlamak için geri bildirimleri analiz edebilir ve bu geri bildirimlere dayanarak düzeltici eylem uygulayabilirler. Bu aşamada, adaptasyon ve başarıların kutlanması ise bir o kadar önemlidir.

Son adım ise, değişim projesi sonrası süreci gözden geçirme ve analiz aşamasıdır. Bu noktada, başarılar ve başarısızlıklar değerlendirilmeli ve öğrenilmiş dersler net tanımlanmalıdır.

Böylelikle değişim yönetimi ile, organizasyonu iyileştirme sürecinde yapılması gereken değişimleri çalışanların başarılı bir şekilde benimsemesi sağlanır. Süreç analizleri ile de bir sonraki değişim süreçleri sistematik bir şekilde oturtulabilir. Tüm aşamaların doğru şekilde uygulanmasıyla başarılı bir değişim yönetimi süreci geçirilerek; zaman kaybı, değişimin yaratabileceği olası olumsuz etkiler ve verimlilik kaybı minimize edilebilir ve katma değer sağlayan çalışanların kaybı önlenebilir.

 

 

Safety Management Türkiye dergisini okumak için bize yazabilirsiniz.